ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5
Создание экранных форм и отчетов в СУБД Microsoft Access
Цель работы . Получение навыков создания экранных форм для управления данными в СУБД Microsoft Access.
Цель работы . Получение навыков создания отчетов в СУБД Microsoft Access.
СОЗДАНИЕ ЭКРАННЫХ ФОРМ В СУБД MICROSOFT ACCESS
Выполнение работы
1. Создайте экранные формы для управления данными в режиме мастера.
С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы.
Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад . Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.
Чтобы лучше представить, как создавать простые формы с помощью Мастера форм, опишем процедуру создания формы карточки медицинского учета "КМУ" . Источником данных для этой формы будет таблица "КМУ". Чтобы с помощью мастера создать простую форму, не содержащую подчиненных форм:
Щелкните по ярлыку Формы в окне базы данных.
Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. В списке вариантов в появившемся диалоговом окне Новая форма выделите элемент Мастер форм и нажмите кнопку ОК . То же самое можно сделать, дважды щелкнув по ярлыку Создание формы с помощью мастера , находящемуся перед списком существующих форм в базе данных.
Появится первое диалоговое окно Мастера форм (рис. 2.1). В поле со списком Таблицы и запросы , как и в раскрывающемся списке в окне Новая форма, будут отображены имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы. Раскройте этот список и выберите имя таблицы или запроса. В нашем примере – это таблица "КМУ".
Рис. 2.1. Первое диалоговое окно Мастера форм
В списке Доступные поля этого диалогового окна отображаются все поля выбранной таблицы или запроса. Добавление полей в форму позволит просматривать и редактировать данные выбранной таблицы. Чтобы добавить в создаваемую форму только некоторые поля, выделите каждое из этих полей и нажмите кнопку ">". Выделенное поле будет перемещено из списка Доступные поля в список Выбранные поля . Чтобы добавить в создаваемую форму сразу все поля из выбранной таблицы или запроса, нажмите кнопку ">>". Нажмите кнопку Далее для отображения второго диалогового окна Мастера форм.
Во втором диалоговом окне мастера (рис. 2.2) можно определить вид формы. Чтобы задать внешний вид формы, выберите один из переключателей: в один столбец , ленточный , табличный , выровненный , сводная таблица или сводная диаграмма .
После выбора подходящего режима отображения данных в форме нажмите кнопку Далее для отображения следующего диалогового окна Мастера форм.
Рис. 2.2. Второе диалоговое окно Мастера форм
Третье диалоговое окно Мастера форм (рис. 2.3) предназначено для выбора стиля оформления новой формы. Мастер предлагает несколько стандартных стилей оформления. Выберите один из предлагаемых стилей и нажмите кнопку Далее .
В последнем диалоговом окне Мастера форм (рис. 2.4) требуется указать название формы. В поле ввода этого диалогового окна введите название формы: КМУ. Чтобы отобразить созданную мастером форму в режиме Формы, выберите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных , после чего нажмите кнопку Готово .
Рис. 2.3. Третье диалоговое окно Мастера форм
Рис. 2.4. Последнее диалоговое окно Мастера форм
В результате мастером будет создана форма в соответствии с выбранными параметрами и сохранена с указанным именем, затем эта форма будет открыта в заданном режиме. На рис. 2.5 представлена созданная форма, открытая в режиме Формы.
Рис. 2.5. Форма "КМУ", созданная с помощью Мастера форм
Созданная с помощью мастера форма "КМУ " готова к использованию. Однако можно улучшить ее внешний вид, изменив некоторые параметры оформления.
2. Доработайте экранные формы в режиме конструктора.
Выберите форму из списка и нажмите кнопу Конструктор на панели инструментов. Доработаем форму «КМУ» таким образом, чтобы на карточке отображались медицинские услуги, оказанные пациенту.
Создайте форму «Оказанные медицинские услуги» в режиме мастера (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Форма «Оказанные медицинские услуги в режиме Конструктора
Откройте форму «Оказание медицинских услуг» в режиме Конструктора. Наведите указатель мыши в квадрат, расположенный в левом верхнем углу формы и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся меню выберите пункт Свойства . Установите свойство Режим по умолчанию в состояние Режим таблицы (рис. 2.7). И сохраните форму «Оказание медицинских услуг».
Рис. 2.7. Свойства формы «Оказанные медицинские услуги»
Откройте форму «КМУ» в режиме конструктора (рис. 2.8).
Рис. 2.8. Форма «КМУ» в режиме конструктора
С помощью мыши увеличьте область данных и расположите элементы управления, находящиеся на форме так, как показано на рис. 2.9.
Рис. 2.9. Формы «КМУ» после изменения расположения элементов управления в режиме Конструктора
Отобразите панель элементов нажатием кнопки . На панели элементов выберите элемент «Подчиненная форма/отчет». Мышью укажите на форме область, в которой будет располагаться таблица оказанных медицинских услуг. При этом на экране появится диалог изображенный на рис. 2.10.
Рис. 2.10. Первое окно мастера подчиненных форм.
Выберите из списка форму «Оказанные медицинские услуги». Нажмите кнопку Далее . Определите связь между главной и подчиненной формой так как показано на рис. 2.11
Рис. 2.11. Второе окно мастера подчиненных форм.
Рис.2.12. Третье окно мастера подчиненных форм.
В результате получится форма, изображенная на рис. 2.13.
Рис. 2.13. Форма «КМУ» с табличной частью
В верхней части отображается и редактируется шапка КМУ, а в нижней – табличная часть.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В СУБД MICROSOFT ACCESS
Выполнение работы
1. Создайте отчеты, эскизы которых вы нарисовали в процессе домашней подготовки.
Простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе запроса «Услуги по сотрудникам за период»:
SELECT Сотрудники.Код, Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя,
Сотрудники.Отчество, МедицинскиеУслуги.Наименование,
Sum(ОказанныеМедицинскиеУслуги.Количество) AS Количество
FROM Сотрудники INNER JOIN
(МедицинскиеУслуги INNER JOIN
ОказанныеМедицинскиеУслуги
ON МедицинскиеУслуги.Код=ОказанныеМедицинскиеУслуги.КодУслуги)
ON Сотрудники.Код=ОказанныеМедицинскиеУслуги.КодСпециалиста
WHERE Дата Between ’01.01.2006’ And ’31.12.2006’
GROUP BY Сотрудники.Код, Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя,
Сотрудники.Отчество, МедицинскиеУслуги.Наименование
ORDER BY Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя, Сотрудники.Отчество,
МедицинскиеУслуги.Наименование
На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет (см. рис. 4.1). В списке диалогового окна Новый отчет выделите элемент Мастер отчетов . В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет , содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем запрос «Услуги по сотрудникам за период». Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (рис. 4.2).
Рис. 4.1. Первое диалоговое окно Мастера отчетов
Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из запроса «Услуги по сотрудникам за период» в отчете будут использоваться все поля. С помощью кнопки ">>" переместите поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля . В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.
Рис. 4.2. Второе диалоговое окно Мастера отчетов
Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Чтобы осуществить группировку по кодам сотрудников, выделите в списке элемент Код .
Access 2002 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям (рис. 4.3). Выберите в первом раскрывающемся списке поле "Наименование". По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.
Рис. 4.3. Третье диалоговое окно Мастера отчетов
Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 4.4. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет переключатель ступенчатый . Чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее .
Рис. 4.4. Четвертоедиалоговое окно Мастера отчетов
В пятом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля (рис. 4.5). Для создаваемого отчета выберите стиль Деловой , а затем нажмите кнопку Далее для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.
Рис. 4.5. Шестое диалоговое окно Мастера отчетов
В последнем диалоговом окне Мастера (рис. 4.6) отчетов в качестве заголовка отчета введите: «Услуги по сотрудникам за период». Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет и нажмите кнопку Готово для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра.
На рис. 4.7 изображен отчет, созданный мастером. Для просмотра всех частей отчета воспользуйтесь вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. Этот отчет можно использовать непосредственно в том виде, как его создал мастер, или применить его как основу для разработки более сложного отчета.
Рис. 4.6. Последнее диалоговое окно Мастера отчетов
Рис. 4.7. Отчет "Услуги по сотрудникам за период", созданный Мастером отчетов
2. Доработайте отчет в режиме конструктора
Более гибко настраивать вид отчета позволяет Конструктор отчетов. Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Разделы отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид в режиме Конструктора.
Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.
Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике - таблице и запросе.
Отчеты в Access используются для представления данных в легком для понимания и выразительном виде и предназначены в основном для вывода их на печать, а не для отображения на экране. Обычно отчеты являются конечными продуктами работы с БД. Как и для создания форм, для создания отчета используются данные из таблиц и запросов (иногда и форм, однако этот случай уже не относится к простым отчетам).
При проектировании отчетов в значительной мере используются те же технологии, что при проектировании форм, однако, в отличие от форм, пользователю в отчетах не разрешается менять данные. При редактировании отчетов в режиме Конструктор (см. рис. 42) используются те же области интерфейса, что и при редактировании формы – области Заголовка и Примечания , области Верхнего и Нижнего колонтитулов , Область данных.
Для создания отчетов используются режимы: Конструктор , Мастер отчетов, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки , а также Автоотчеты: в столбец и ленточный (см. рис. 38).
Как и в случае с формами, полностью готовый отчет, созданный с помощью Автоотчетов, получается сразу же после задания исходной таблицы или запроса. Мастер Почтовые наклейки хотя и работает в несколько шагов, но не требует особых пояснений. На основе же использования Мастера отчетов создается большинство отчетов в Access, которые могут иметь достаточно сложную структуру. Ниже будет подробно рассмотрена работа с этим Мастером.
Необходимо отметить однако, что все перечисленные выше отчеты называются присоединенными (к источнику данных), так как все они, подобно формам, используют для своего построения таблицы или запросы. Наиболее же сложную структуру имеют отчеты, созданные «с нуля» самим пользователем в режиме Конструктор . Отчеты, которые могут содержать подчиненные отчеты, использовать специальные сортировки, не предоставляемые Мастерами, а также использовать различные функции Access и т.п., относится к т.н. свободным отчетам. Однако создание сложных отчетов с помощью Конструктора требует дополнительных знаний и здесь не рассматривается.
На основе Мастера отчетов в Access может быть подготовлен отчет, в котором данные исходной таблицы или запроса объединяются по определенным критериям. Такие отчеты создаются чаще всего, так как они позволяют вычислять итоговые значения для групп данных и предоставляют информацию в удобном для использования виде. Для создания таких итоговых отчетов используется команда Группировка… (см. рис. 39)и соответствующие вычисления по сгруппированным данным в диалоговом окне Итоги (см. рис. 41). При этом можно задать до четырех полей, по которым будет проводиться группировка данных.
Рис. 40. Выбор интервалов группировки для полей с группировкой
Отредактировать созданный отчет всегда можно в режиме Конструктор (см. рис. 42). Чтобы определить или изменить свойства отдельных областей отчета, надо щелкнуть мышью по полосе названия соответствующей области и выбрать команду Свойства .
Заметим, что в отчетах некоторые из управляющих элементов содержат свойства Расширение и Сжатие . Если для них установить значение равным True , то при печати Access автоматически будет подгонять размер соответствующего элемента, благодаря чему длинный текст не будет обрезаться окном этого элемента, а короткий не будет сжимать окно элемента, чтобы оно не занимало лишнее место при выводе на печать.
В заключение работы с БД продемонстрируем простую и полезную возможность, которую предоставляет СУБД Access благодаря ее совместимости с другими программными приложениями пакета Microsoft Office (MS), – подготовим рассылку серийных писем в тестовом редакторе Word, используя информацию, хранящуюся в таблицах базы данных.
Подготовьте в текстовом редакторе Word шаблон серийного письма с благодарностью клиентам за активное участие в заключении контрактов на поставку и заказ товаров на вашем складе.
Создайте новый запрос «Благодарности», в который включите названия организаций, принимавших наиболее активное участие в заключении контрактов с вашей фирмой, определив условие на выборку по сумме заключенных контрактов на поставку товаров (в выборку должны попасть три лучшие фирмы). На базе сформированного запроса начните создание нового отчета, используя мастер Слияние с MS Word, для чего необходимо последовательно выполнить команды Связи c Office/ Связь с MS Word .
После этого откроется диалоговое окно Мастера составных документов . Вы можете работать как с подготовленным ранее документом MS Word, так и создать новый, выбрав соответствующую команду в диалоговом окне. При создании нового документа Access запускает Word, устанавливает DDЕ-связь между Word и Access и открывает новый текстовый документ, в котором можно составить новое письмо.
Подготовьте серийное письмо с содержанием, представленным на рис. 43. Выделенные кавычками названия полей вводятся в последовательно соответствующее место текста письма из списка, который необходимо раскрыть щелчком мыши по пиктограмме Добавить поле слияния (см. рис. 43). В списке должны быть перечислены все поля созданного запроса «Благодарности», в том числе и необходимые нам поля «Клиенты» и «Товары». После щелчка мышью по пиктограмме Поля/Данные и используя кнопки прокрутки значения полей из таблицы запроса БД, можно предварительно просмотреть подготовленные к печати письма.
При печати писем они заменяются данными соответствующей таблицы БД. Количество писем определяется числом записей в таблице, из которой вставляются значения для управляющих полей в письме поочередно для каждой записи.
Сохранив и закрыв текстовый документ, вернитесь в Access. Благодаря DDE-связи при изменении данных в таблице Access данные в серийном письме обновятся автоматически. Заметим, что при открытии файла с серийным письмом в редакторе Word автоматически загружается и Access с нужной базой данных.
Контрольные вопросы
Назначение отчетов.
Структура отчетов.
Режимы создания отчетов.
Мастер отчетов.
Вычисления в отчетах.
Конструктор отчетов.
Создание совместных документов Access и Word.
ЛИТЕРАТУРА
Информатика/Под ред. С.В.Симоновича. СПб.: Питер, 1999.
Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2.0, 1996.
Двайн Г. Access 97. Энциклопедия пользователя. Киев: DiaSoft, 1997.
Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. Москва: Вильямс, 2000.
Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 в целом. СПб.: БНВ, 1999.
Змитрович А.И. и др. Информационные технологии в экономике. Минск: Веды,1998.
Формы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты.
Можно вносить данные из таблицы и без помощи каких либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:
При работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);
Разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;
Вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;
В большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т.д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.
Создать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с помощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конструктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые из перечисленных способов:
1. Выполните команду: вкладка ленты Создание – панель инструментов Формы – Другие формы – Мастер форм .
2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и поля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее .
3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово .
4. С помощью Мастера создайте формы Сотрудники, Клиенты, заказы, Менеджеры .
5. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм.
6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста.
7. В заголовке формы добавьте текст Сотрудники фирмы .
8. В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конструктор – панель инструментов Элементы управления ).
9. После того, как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок (рисунок 9).
Рисунок 9. Создание кнопок на форме
11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.
12. В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово .
13. Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке Microsoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с помощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.
14. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи, Удаление записи .
15. Иногда в форме требуется разместить несколько страниц, содержащих данные из различных источников, справочную или вспомогательную информацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.
16. Создайте пустую форму.
17. Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка на панели инструментов Элементы управления . Сначала добавятся только две вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2 .
18. Добавьте еще одну вкладку.
19. Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались названия данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры, Помощь .
20. Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из базы данных форму Сотрудники .
21. Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Менеджеры .
22. На вкладку помощь поместите некоторые советы по работе с базой данных.
23. данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы .
24. В Microsoft Access можно создать кнопочные формы. Они содержат только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных. Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с базами данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм .
25. Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения.
26. перед вами появится Диспетчер кнопочных форм , в котором щелкните по кнопке Создать .
27. В диалоговом окне Создание (рисунок 10) введите имя новой кнопочной формы и нажмите ОК .
Рисунок 10. Задание имени кнопочной формы
28. Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопочной формы окна Диспетчер кнопочных форм (рисунок 11). Выделите имя новой кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить .
Рисунок 11. Диспетчер кнопочной формы
29. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать . Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы (рисунок 12)
Рисунок 12. Создание кнопок на форме
30. В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите команду из раскрывающегося списка в поле Команда . В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.
31. Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход .
32. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию . Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолчанию)».
33. Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке Закрыть .
34. В результате должна получиться форма, представленная на рисунке 13.
Рисунок 13. Главная кнопочная форма
35. Добавьте в форму, какой - нибудь рисунок.
36. Для того чтобы главная кнопочная форма появилась на экране при запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Параметры Access (рисунок 14). Для текущей базы данных установите форму просмотра – «кнопочная форма».
Рисунок 14. Задание параметров Access
Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.
Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:
С помощью Мастера отчетов;
На основе таблиц или запросов;
В режиме Конструктора.
1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание – панель инструментов Отчеты – Мастер отчетов .
2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).
3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рисунок 15) переместите все доступные поля в область «выбранные поля».
Рисунок 15. Мастер отчетов
4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения . В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники .
5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты Создание – панель инструментов Отчеты – Наклейки .
6. В появившемся диалоговом окне (рисунок 16) укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите Далее .
Рисунок 16. Диалоговое окно Создание наклеек
7. На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите Далее .
8. Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес, Телефон и Факс . Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.
9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку Готово .
10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное и максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа .
11. В диалоговом окне Мастера
Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.
Структура отчета в режиме Конструктора
Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. К числу таких элементов относятся:
1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета
Способы создания отчета
В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:
1. Конструктор
2. Мастер отчетов
3. Автоотчет: в столбец
4. Автоотчет: ленточный
5. Мастер диаграмм
6. Почтовые наклейки
Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.
Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:
1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
4. Щелкнуть на кнопке ОК.
5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
цию о фирме, а на Нижнем колонтитуле в поле объекта Поле дату вывода на печать формы. Для размещения даты необходимо в списке свойств этого объекта выбрать команду Данные/… и, раскрыв окно Построитель выражений (см. рис. 19), разместить в нем функцию Date() из перечня встроенных функций. Отредактируйте свойства полей, размещенных на колонтитулах, и размеры областей колонтитулов.
Просмотрите форму в режиме Предварительный просмотр и подберите такой размер всех областей формы, чтобы на одной странице размещался бы только один ее экземпляр. Внесите в интерфейс формы другие, целесообразные, на ваш взгляд, изменения.
Контрольные вопросы
1. Назначение форм.
2. Для каких объектов строятся формы?
3. Типы форм.
4. Подчиненные формы.
5. Элементы управления.
6. Присоединенные рамки объектов.
7. Режимы создания форм.
8. Процедура создания формы на основе Мастеров Автоформ.
9. Процедура создания формы на основе Мастера форм.
10.Процедура создания формы мастером Диаграмма.
11.Редактирование форм с диаграммами.
12.Назначение Конструктора форм.
13.Функциональные области формы в режиме Конструктор.
14.Редактирование расположения элементов управления на форме.
15.Размещение рисунков на форме.
16. Размещение элементов управления в Заголовке и в Примечании формы .
17.Изменение свойств элемента управления на форме.
18.Использование областей колонтитулов на форме.
Отчеты в Access используются для представления данных в легком для понимания и выразительном виде и предназначены в основном для вывода их на печать, а не для отображения на экране. Обычно отчеты являются конечными продуктами работы с БД. Как и для создания форм, для создания отчета используются данные из таблиц и запросов (иногда и форм, однако этот случай уже не относится к простым отчетам).
При проектировании отчетов в значительной мере используются те же технологии, что при проектировании форм, однако, в отличие от форм, пользователю в отчетах не разрешается менять данные. При ре-
дактировании отчетов в режиме Конструктор (см. рис. 42) используются те же области интерфейса, что и при редактировании формы – об-
ласти Заголовка и Примечания, области Верхнего и Нижнего колонтитулов, Область данных.
Рис. 38. Окно выбора режимов создания отчетов
Для создания отчетов используются режимы: Конструктор ,
Мастер отчетов, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки, а также Автоотчеты: в столбец и ленточный (см. рис. 38).
Как и в случае с формами, полностью готовый отчет, созданный с помощью Автоотчетов, получается сразу же после задания исходной таблицы или запроса. Мастер Почтовые наклейки хотя и работает в несколько шагов, но не требует особых пояснений. На основе же использования Мастера отчетов создается большинство отчетов в Access, которые могут иметь достаточно сложную структуру. Ниже будет подробно рассмотрена работа с этим Мастером.
Необходимо отметить однако, что все перечисленные выше отчеты называются присоединенными (к источнику данных), так как все они, подобно формам, используют для своего построения таблицы или запросы. Наиболее же сложную структуру имеют отчеты, созданные «с нуля» самим пользователем в режиме Конструктор . Отчеты, которые могут содержать подчиненные отчеты, использовать специальные сортировки, не предоставляемые Мастерами, а также использовать различные функции Access и т.п., относится к т.н. свободным отчетам. Однако создание сложных отчетов с помощью Конструктора требует дополнительных знаний и здесь не рассматривается.
На основе Мастера отчетов в Access может быть подготовлен отчет, в котором данные исходной таблицы или запроса объединяются по определенным критериям. Такие отчеты создаются чаще всего, так как они позволяют вычислять итоговые значения для групп данных и предоставляют информацию в удобном для использования виде. Для
создания таких итоговых отчетов используется команда Группировка… (см. рис. 39) и соответствующие вычисления по сгруппированным данным в диалоговом окне Итоги (см. рис. 41). При этом можно задать до четырех полей, по которым будет проводиться группировка данных.
Создайте с помощью Мастера отчетов для таблицы «Контракты» отчет, в котором данные будут сгруппированы по полю «Товар». Внутри группы выполните сортировку данных по дате (см. рис. 39). При этом, используя команду Группировка… , задайте свои интервалы группировки для данных в группируемых полях (см. рис. 40).
Рис. 39. Диалоговое окно для создания отчета с группировкой
Если в отчете представлены числовые поля, то для каждого интервала группы числовых значений Мастер автоматически вычисляет сумму значений, содержащихся в этих полях. Однако, используя команды диалогового окна Итоги (см. рис. 41), можно вычислять средние (Avg ), минимальные и максимальные (соответственно Min, Max ) значения сгруппированных полей, а также проценты.
Рис. 40. Выбор интервалов группировки для полей с группировкой
Рис. 41. Окно задания вычислений при создании отчета с итогами
Отредактировать созданный отчет всегда можно в режиме Конструктор (см. рис. 42). Чтобы определить или изменить свойства отдельных областей отчета, надо щелкнуть мышью по полосе названия соответствующей области и выбрать команду Свойства .
Заметим, что в отчетах некоторые из управляющих элементов содержат свойства Расширение и Сжатие . Если для них установить значение равным True , то при печати Access автоматически будет подгонять размер соответствующего элемента, благодаря чему длинный текст не будет обрезаться окном этого элемента, а короткий не будет сжимать окно элемента, чтобы оно не занимало лишнее место при выводе на печать.
В заключение работы с БД продемонстрируем простую и полезную возможность, которую предоставляет СУБД Access благодаря ее совместимости с другими программными приложениями пакета Microsoft Office (MS), – подготовим рассылку серийных писем в тестовом редакторе Word, используя информацию, хранящуюся в таблицах базы данных.
Подготовьте в текстовом редакторе Word шаблон серийного письма с благодарностью клиентам за активное участие в заключении контрактов на поставку и заказ товаров на вашем складе.
Создайте новый запрос «Благодарности», в который включите названия организаций, принимавших наиболее активное участие в заключении контрактов с вашей фирмой, определив условие на выборку по сумме заключенных контрактов на поставку товаров (в выборку должны попасть три лучшие фирмы). На базе сформированного запроса начните создание нового отчета, используя мастер Слияние с MS Word, для чего необходимо последовательно выполнить команды Связи c Office/ Связь с MS Word .
После этого откроется диалоговое окно Мастера составных документов . Вы можете работать как с подготовленным ранее документом MS Word, так и создать новый, выбрав соответствующую команду в диалоговом окне. При создании нового документа Access запускает Word, устанавливает DDЕ-связь между Word и Access и открывает новый текстовый документ, в котором можно составить новое письмо.
Рис. 42. Окно Конструктора для редактирования отчета
Подготовьте серийное письмо с содержанием, представленным на рис. 43. Выделенные кавычками названия полей вводятся в последовательно соответствующее место текста письма из списка, который необходимо раскрыть щелчком мыши по пиктограмме Добавить поле слияния (см. рис. 43). В списке должны быть перечислены все поля созданного запроса «Благодарности», в том числе и необходимые нам поля «Клиенты» и «Товары». После щелчка мышью по пиктограмме Поля/Данные и используя кнопки прокрутки значения полей из таблицы запроса БД, можно предварительно просмотреть подготовленные к печати письма.
Рис. 43. Организация связи Word и Access
При печати писем они заменяются данными соответствующей таблицы БД. Количество писем определяется числом записей в таблице, из которой вставляются значения для управляющих полей в письме поочередно для каждой записи.
Сохранив и закрыв текстовый документ, вернитесь в Access. Благодаря DDE-связи при изменении данных в таблице Access данные в серийном письме обновятся автоматически. Заметим, что при открытии файла с серийным письмом в редакторе Word автоматически загружается и Access с нужной базой данных.
Контрольные вопросы
1. Назначение отчетов.
2. Структура отчетов.
3. Режимы создания отчетов.
4. Мастер отчетов.
5. Вычисления в отчетах.
6. Конструктор отчетов.
7. Создание совместных документов Access и Word.
ЛИТЕРАТУРА
1. Информатика/Под ред. С.В.Симоновича. СПб.: Питер, 1999.
2. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2.0, 1996.
3. Двайн Г. Access 97. Энциклопедия пользователя. Киев: DiaSoft,
4. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. Москва: Вильямс, 2000.
5. Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 в целом. СПб.: БНВ,
6. Змитрович А.И. и др. Информационные технологии в экономике. Минск: Веды,1998.
Введение |
||
Проектирование реляционных баз данных |
||
1.1. Типы баз данных |
||
1.2. Нормализация отношений в РБД |
||
1.3. Типы связей и ключей в РБД |
||
Контрольные вопросы |
||
Создание БД и таблиц в СУБД Access |
||
2.1. Создание БД в СУБД Access |
||
2.2. Создание таблиц в режиме Констуктора |
||
Организация связей между таблицами и заполнение таблиц |
||
Контрольные вопросы |
||
Запросы в СУБД Access |
||
4.2.Создание запроса в режиме Конструктор |
||
4.4. Итоговые запросы |
||
4.6. Перекрестные запросы |
||
Контрольные вопросы |
||
Формы в СУБД Access |
||
5.1. Создание форм на основе Мастера форм |
||
5.2. Построение диаграмм |
||
5.3. Конструктор форм |
||
Отчеты в СУБД Access |
||
Контрольные вопросы |
||
Литература |
||
РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ В СУБД ACCESS
Составитель Гурин Николай Иванович
Редактор М.Ф. Мурашко. Корректор Т.Е. Бекиш Подписано в печать 10.04.2002. Формат 60х84 1/16.
Печать офсетная. Усл. печ. л. 4,5. Усл. кр.-отт. 4,5. Уч.-изд. л. 3,9. Тираж 200 экз. Заказ.
Учреждение образования «Белорусский государственный технологический университет».
Лицензия ЛВ № 276 от 15.04.98. 220050. Минск, Свердлова, 13а. Отпечатано на ротапринте Белорусского государственного технологического университета. 220050. Минск, Свердлова, 13.
